ibumibum
Pengetahuan terdiri dari informasi yang telah diinterpretasikan dan diintegrasikan. Informasi lebih bersifat nyata daripada pengetahuan. Dalam Knowledge Management (selanjutnya disebut KM), terdapat rangkaian kegiatan dari informasi yang diolah menjadi pengetahuan. Pengolahan ini bisa berupa mengidentifikasi, menciptakan, menjelaskan dan mendistribusikan informasi untuk digunakan kembali, diketahui dan dipelajari menjadi sebuah pengetahuan. 

Sebenarnya, kita sudah lama meggunakan KM, seperti perpustakaan, Wiki, Facebook, Weblogs, Instant Messaging/Presence, Micro-Blogging, Podcast, dan Videocast. Yang sedikit asing, mungkin seperti moodle, Kmworld, Web 2.0, Enterpise 2.0, Business 2.0, Management 2.0, dan Education 2.0. Terdapat juga dari segi Software Tools yaitu Globalserve, Knowcorp, Hyperknowledge, MicroStrategy, The Molloy group, KnowledgeX Inc., WebFarming.com, dll.

Bahkan Prof. Dr. Gerards Polla menerapkan KM (di Binus) dengan mengadakan pertemuan setiap hari Rabu. Disana semua warga Binus dihimbau untuk hadir. Pada hari itu, semua peserta dipersilahkan untuk berbagi ilmu yang telah mereka dapatkan. Hal ini, tentu saja membuat pengetahuan dan informasi di Binus kian berkembang


KM Lama : Tradisional, techno-centric, corporate, top-down, centralised, command & control, monolithic systems
KM Saat Ini : People-centric, Social Tools, Social KM

Dibawah ini adalah perbedaan KM Lama dan KM Saat Ini :
KM Lama
KM Saat Ini
Tradisional lama
Bergabung dengan Social Tools
Corporate
Personal
Techno-Centric
People-Centric
Top-Down
Bottom-Up
Command & Control
Distributed
Monolithic Systems
Ecosystems
Taxonomies
Social Tagging
Yellow Pages
Blogs
Databases
Wikis
Discussion Forums
Podcasts
E-Mail
Videocasts
Newsletters
Social Networking
Teamrooms
Instant Messaging

Presence
RSS Feeds & Readeers



Berikut poin-poin yang perlu diperhatikan dalam KM
Mengapa KM dibutuhkan?

  1. Mencegah usaha yang berulang-ulang.
  2. Menghindari kesalahan di masa lalu.
  3. Mengambil keuntungan dari informasi yang telah dimiliki oleh orang lain.
  4. Memudahkan dalam mencari sumber informasi.
  5. Menghemat waktu.
  6. Memudahkan dalam memonitori karyawan atau warga institusi.

Bagaimana cara melakukan KM?

  1. Berbagilah tentang apa yang telah kamu ketahui, kamu buat, dan buktikanlah. Berinovasi agar menjadi lebih kreatif, inventif dan imajinatif.
  2. Menggunakan kembali apa yang telah dipelajari dan diketahui oleh orang lain.
  3. Berkolaborasi untuk mengetahui apa yang orang lain ketahui, untuk mengambil keuntungan bersama.
  4. Belajar tentang cara melakukan dari informasi yang sudah ada.

Apa poin penting dari proses KM itu sendiri?
SHARE..
  • Tidak malu bertanya.
  • Tidak pelit menjawab.
  • Memberikan tips dan garis besar yang dibutuhkan.

Component..
  • People                                                                                                              KM yang baik, dapat dijalankan oleh orang-orang yang siap dengan segala konsekuensi dari KM itu sendiri. ‘People’ adalah komponen kompleks dari KM, karena bersifat individual dan homogen. Belum lagi di Indonesia, informasi dan pengetahuan merupakan hal bernilai yang dapat mengangkat nilai dari seseorang, jadi knowledge sharing seperti ini akan sangat sulit dilakukan. Tetapi, kata Om Mario, disinilah kedewasaan seseorang dapat diukur, dari cara berfikirnya : ‘Apa yang dapat saya berikan pada anda?’ Atau ‘Apa yang dapat anda berikan pada saya?’. Silahkan dipilih sendiri :)
  • Process                                                                                             Proses merupakan hal yang harus diperhatikan alirannya dengan seksama dimulai dari pembuatan KM itu sendri. Agar segala sesuatunya dapat berjalan dengan lancar. Informasi dan pengetahuan bukanlah merupakan hal yang konstan. Oleh karena itu, kesadaran dari pengolah KM sangatlah diperlukan dalam hal ini. Informasi dan pengetahuan itu seperti air. Air yang selalu mengalir adalah air yang segar. Air yang tidak mengalir akan menjadi keruh, dan harus dibuang. Membuat informasi dan pengetahuan selalu mengalir adalah hal penting di dalam proses KM.
  • Technology                                                                                                       Apa yang dapat dilakukan oleh manusia dan proses tanpa teknologi yang memadai? Karena melalui inilah, KM itu berkembang


Knowledge Databases..
  • Pengetahuan dibutuhkan dari segala level.
  • Transfer pengetahuan berjalan lancar.
  • Pengetahuan baru.
  • Keyword yang tepat.
  • Masalah kompleks yang dihadapi individu berbeda.
  • Menjaga data tetap up-to-date.
  • Waktu yang digunakan ketika membuat dokumen dan mencari informasi.
  • Alurnya sulit dimengerti.

Strategy..
  • Apakah kita memiliki knowledge yang akan dicari?
  • Bagaimana kita harus mengelola knowledge ini?
  • Siapa yang membutuhkan knowledge ini, bagaimana dan kapan?
  • Bagaimana agar kita yakin bahwa kita mendapatkan sesuatu dari knowledge ini?




Yang sering terjadi pada pengguna KM?

  1. Apa yang sedang terjadi?
  2. Harus mencari dimana?
  3. Apakah ada yang baru?
  4. Bagaimana cara berbagi informasi ini?
  5. Kapan saya harus bertindak?
  6. Siapa mengetahui apa?
  7. Siapa dan apa yang dapat dipercaya? Jika saya memberikan pengetahuan saya, rugi kan?






Other choices. Kenapa tidak menggunakan...
Email untuk berkomunikasi
      karena..


Email dan Attachment untuk Co-Producing
     karena..



Untuk menenangkan anda yang takut dengan hilangnya nilai yang kalian miliki jika berbagi pengetahuan dengan sesama, cekidot! :

  • If you give a little, you will gain a lot!
  • Ambient awareness gets you on top of things
  • You will discover things you didn’t know you were looking for

So, just let the informations flow:)



Tapi, KM bukan seindah apa yang kita fikirkan. KM juga memiliki masalah-masalah yang juga sering kita temukan ketika sedang googling, boogling, dll. Diantaranya :
  1. Ketika kita melakukan pencarian, hal yang kita cari tidak seutuhnya ada disana.
  2. Tidak semua orang memiliki masalah, kemampuan dan alur pemikiran yang sama.
  3. Database KM bergantung pada sumbangan data dari penyumbang (karyawan dan warga institusi, misalnya).
  4. Menjaga database untuk tetap up-to-date.
  5. Jika ingin mencari informasi, kita harus memiliki gambaran mengenai apa yang dicari. Karena database hanya mengandalkan keyword dokumen secara sederhana.
  6. Ketika telah mendapatkan informasi, namun berbeda integritasnya, kita terkadang bingung, mana yang harus digunakan dan lebih terpercaya. Tidak semua pola berfikir orang itu sama kan? (depends on the experience).
  7. Terkadang orang hanya memberikan teori, bukan masalah yang benar-benar dihadapi.


Nice sekali, yaa KM ini. Kenapa kita tidak mencoba membuat Knowledge Management yang lebih manusiawi? Yang sedikit humanity.
Bagaimana dengan menambahkan system expertise? (Pemilihan istilah melihat ke-similarity-an dari proses).

Disini, kita bisa berhubungan langsung dengan sang pakar tentang masalah yang kita hadapi. Begini kira-kira narasinya :

  1. Karyawan A memberikan phrase yang ingin ia tanyakan.
  2. Perangkat lunak mencari kedalam database. Jika ditemukan, maka perangkat lunak akan langsung mengeluarkan dokumen-dokumen yang berhubungan dengan pertanyaan. Diluar itu, perangkat lunak juga mencari siapakah pakar dalam masalah ini? Hal itu bisa ditentukan dengan cara melihat berapa banyak seseorang menjawab pertanyaan tentang masalah tersebut (dilihat dari phrase atau directory yang sering ia gunakan).
  3. Sistem bertanya ke karyawan A, apakah ia membutuhkan bantuan sistem pakar? Dan apa saja pertanyaannya? Jika ya, sistem akan menanyakan ke para pakar, apakah mereka bersedia memberi bantuan jawaban atau tidak. Jika ya, para pakar dapat langsung memberi tanggapan. Tapi jika tidak, misalnya pakar sedang mengajar, rapat atau lainnya, maka ia dapat menjawab tidak, dan pertanyaan akan ditanyakan kepada pakar lainnya.
  4. Tanggapan yang dikirimkan ke user disimpan di dalam database.

Mungkin, masalah yang akan kita hadapi disini adalah motivasi dari pakar atau para penjawab yang memiliki informasi. Apakah mereka bersedia menjawab atau tidak. Disini, mungkin akan lebih baik jika kita memberikan sedikit imbalan kepada penanya maupun penjawabnya. Imbalan ini bisa merupakan pengumuman Top Participant dari KM, yang ditampilkan sebagai iklan agar dapat dilihat oleh user lainnya (hal ini lumayan menjadi motivasi, menurut saya, pribadi), atau penambahan bobot nilai kerja (kinerja) bagi pakar karena telah membantu rekan-rekannya, atau tidak menutup kemungkinan jika para petinggi (dari bagian manajemen), mau berbaik hati untuk menambahkan sedikit insentif bagi para pakar. Institusi maju, pakar senang, pe-nanya-pun tentram. 

Sekian dulu dari saya. Jika ada kesalahan saya mohon maaf yaa. Saya juga masih belajar. Disini saya hanya ingin berbagi ke teman dan rekan sekalian tentang apa itu KM sejauh yang saya tau. Mudah-mudahan bermanfaat. Terimakasih :)
I think, at its best, KM is a social phenomena. Its where people come together to share their knowledge, to learn from each other and to work more effectively together - to meet both their business and personal objectives. That’s my view of KM.
- David Gurteen, ECKM, September 2006, Budapest. -

“We know more than we can tell.”
- Michael Polanyi, 1966 -

Perubahan untuk berkembang itu bertahap. Dengan berani memulai, itu sudah termasuk tahapan kedua. (Karena yang pertama selalu niat) :)
- Dhea Shavera, 2011 -



0 Responses

Poskan Komentar

Silahkan tinggalkan komentar, tapi yang sopan yaa, makasih :)